viernes, 17 de septiembre de 2010

2.- Tipos de Datos en Microsoft Excel 2007.

Cuando trabajamos con una hoja electrónica de cálculo, los tipos de datos (es decir, lo que le puedes poner a la hoja electrónica) puede variar de acuerdo al producto.  Sin embargo, hay tipos de datos en común independientemente de la marca de la hoja electrónica de cálculo.  Recordemos que estamos usando Microsoft Excel 2007 como herramienta de trabajo, así que quiza haya que investigar un poco antes de aplicar lo que dice este artículo a otras hojas electrónicas.

Texto.- El uso de textos sirve para colocar rotulos, etiquetas o comentarios sobre el documento de la hoja de cálculo. Obviamente El programa no puede aplicarle a los textos ninguna operación aritmética como la suma, la resta, la multiplicacion y la división pero si puede aplicar ciertas operaciones que se pueden hacer el los textos como la concatenación o la extracción.  Así tambien, se puede aplicar formato a las celdas que contienen texto como las negritas, cursivas, subrayado, etc.  Para introducir un texto solo basta con comenzar la captura con una letra.  Si el rotulo o la etiqueta no comienza con una letra, se debe usar la comilla sencilla o apostrofe.  Intente capturar la palabra Hola en la celda A1.

Como se podrá observar, el texto se alineó o justificó (vamos, está "cargado") al la izquierda.  Excel siempre justifica los textos a la izquierda por omisión.  Desde luego que se puede cambiar la justificación del texto pero esto es útil porque cuando vemos un dato en una celda y este dato esta justificado a la izquierda, muy probablemente se trata de un texto (incluso si nosotros no lo vemos así).  Otro ejemplo: intente capturar el número 002 en la celda A2.  Debe verse así:
Como se puede apreciar, esta vez el contenido de la celda dice simplemente 2 y el contenido esta alineado o justificado a la derecha.  Esto es porque Excel siempre justifica los números  a la derecha.  Esto tambien es útil porque nos permite saber que celdas Excel esta interpretándolas como números y que celdas las interpreta como texto.
En este caso, al capturar el dato 002, como el primer caracter es el número cero(0), Excel interpretó que debía manejar el dato como número y en los números, los ceros  a la izquierda no cuentan, por eso no los vemos.

Si queremos que Excel muestre los ceros a la izquierda, hay dos opciones: la primera es cambiar el formato del número.  Eso lo veremos más adelante.  La otra forma es indicarle a excel que el dato 002 es un texto y que debe mostrarlo como tal.

Para hacer que un número aparezca como texto, el primer caracter que se debe digitar es la comilla simple o el apóstrofe (').  Por lo general, el apostrofe o comilla simple esta en la tecla con el signo ?, aunque la tecla puede cambiar según la distribución del teclado.

Intente capturar el dato '002 en la celda A3:

Ahora el contenido debe verse alineado hacia la izquierda:


Obviamente el dato 002 se interpreta como texto y no puede ser susceptible de operaciones aritméticas.